[전문가 브리핑] 정형화된 프로세스, 능률을 올린다
- GTN 김미루 기자
- 게시됨 : 2018-12-17 오전 9:06:43 | 업데이트됨 : 1분전
‘여러분의 직원은 안녕하십니까’.
복잡하고 다양한 업무프로세스로 인해 잔업이 쌓여 늦은 귀가를 해본 경험이 있을 것이다. 잔업으로 인한 야근이 아직까지 당연한 인식으로 자리하고 있어 직장생활이 더욱 힘들다.
그러나 요즘 장시간 노동을 줄이고 일과 개인적 삶의 균형을 맞추는 문화의 필요성이 대두되면서 ‘일과 삶의 균형’을 뜻하는 ‘워라밸(Work and Life Balance)’ 바람이 여행업계에도 불고 있다.
여행 예약 업무과정은 많은 절차를 거치게 된다. 여행상담, 견적, 예약, 계약서작성, 관련서류수집, 결제, 해피콜, 애프터콜 등 다양한 과정을 수시로 거치고 있다.
여타 업무도 마찬가지겠지만 27년간 여행업에 종사하는 나로서도 다양한 절차를 거치는 개선 방법을 찾지 않을 수 없었다. 왜 일을 잘하고도 고객들에게 쓴소리를 들어야 하며 아주 작은 실수 하나가 수익에 절대적 여행을 끼쳐야 하는지 말이다.
처음 예약 담당자가 끝까지 진행을 하지 않을 경우 다른 직원이 예약파일을 봐서는 알 수가 없는 경우가 많아 출장을 다녀오는 기간 동안은 고객의 불편이 어쩔 수 없이 발생하게 된다. ERP는 이러한 불편함을 해결해 준다. 버스를 탄다고 가정을 한다면 줄을 서라고 외칠 게 아니라 줄을 서게끔 라인을 그어주는 역할을 하는 것이다.
클릭 한번으로 계약서를 보내고 누가 보더라도 계약서를 보냈는지, 읽었는지 보낸 계약서는 내용이 무엇이며 약관에는 무엇이 들어있는지, 계약서에 동의를 하였는지를 클릭 한 번만으로 모두 해결이 된다. 이외에 개인정보수집동의서, 확정서, 인보이스, 수배의뢰서도 마찬가지로 해결된다.
또한 스마트 시대에 LMS 로도 문서들이 전송되니 앞서 언급한 수많은 절차가 정해진 프로세스로 제공되니 누구나 따르기만 하면 된다.
만약 개인 메일이나 핸드폰으로 고객에게 문자를 보내야 하는 경우라면 누가 그 이력을 확인을 하겠는가. 서로 얼굴을 붉히고 남 탓을 할 것이 아니라 정형화된 프로세스와 문서를 시스템을 통해 정보 제공을 한다면 같은 시간을 들여 능률을 올리는 데 ERP만큼 좋은 것은 없다고 본다.
13년 전 입사한 직원이 재직 중 결혼을 하고 출산 등 6년을 쉬고 다시 출근했는데 본인이 과거 진행한 기록이 모두 ERP 프로그램에 있으니 짧게 휴가를 다녀온 것 같다는 느낌을 받기도 했다고 말하는 것을 보면 ERP의 편리함이 와닿는다.